KD Workplace est la suite essentielle à tout environnement de travail : optimiser l’occupation des salles de réunion et des postes de travail tout en fluidifiant le parcours du collaborateur.
À ce jour, KD Workplace améliore le quotidien de dizaines de milliers de personnes au sein de leur espace de travail.
Cette suite est composée de 4 éléments :
- Des capteurs de détection de présence et de comptage, sélectionnés par nos équipes R&D iOT
- Un moteur de scénario, connecté aux agendas de réservation et aux capteurs, appliquant des règles de création, suppression et modification sur les réunions
- Des dispositifs d’affichage des informations d’occupation sur tablette, écran, smartphone et luminaire
- Un dashboard d’occupation, élaboré aux côtés de consultants Workplace et avec le recul d’années de demandes de reporting sur mesure de nos clients
Les capteurs
Sélectionner des capteurs pour générer des actions en temps réel, comme par exemple la modification du code couleur du luminaire en fonction de l’état de réservation d’une réunion est d’une exigence élevée. Il ne s’agit pas uniquement de statistiques, il est question de produire un résultat visible immédiatement et de tous. Les capteurs vont requérir plus ou moins de réactivité selon le contexte (poste de travail, phonebox, salle de réunion) et les choix de transport du signal auront aussi un impact, souvent dictés par des règles de cyber sécurité, la présence de protocoles déjà en place ou par la granularité spatiale des informations souhaitées. La complexité est de trouver l’équilibre entre des dimensions faisant appel à des compétences variées : contraintes d’espaces, de règles IT, d’expérience utilisateur et du niveau de reporting souhaité.
Le moteur de scénario
Cette deuxième partie de la solution KD Workplace est l’effet du levier le plus impressionnant que vous puissiez proposer à vos collaborateurs pour améliorer leur expérience au quotidien. Les entreprises et leurs équipes souffrent du manque de fiabilité de l’information depuis que les salles de réunion sont réservables : des collaborateurs réservent un espace mais n’honorent pas leur réunion, des salles sont occupées malgré l’absence de réservations, des réunions s’étirent – ou se raccourcissent – dans le temps et cette information n’est pas visible via le système de réservation. Pour la plupart des entreprises, la proportion de temps où l’information n’est pas fiable dépasse les 70%, au regard de nos statistiques de suppression/création/modification, et le sujet s’étend désormais aux postes de travail non attribués réservables. Notre moteur de scénario est capable de régler 90% de ces situations en adaptant l’information de réservation disponible dans les agendas, à la réalité de ce qu’il se passe et ce sans aucune intervention des usagers.
Le moteur de scénario est un outil suivant un principe d’amélioration continue, en fonction de l’évolution des usages identifiés sur le marché, et est central pour agir sur un nombre unique de situations :
- Créer une réservation si une occupation est détectée et à l’opposé annuler un créneau si aucune personne n’est présente au bout de X minutes
- Prolonger une réservation existante dans le cas où des participants sont toujours présents et à contrario raccourcir si celle-ci a été écourtée
- Lisser l’information du capteur, à la fois lorsque qu’aucune présence n’est détectée mais qu’en terme d’usage il est préférable d’attendre quelques minutes avant de libérer l’espace, que pour les situations où celle-ci est détectée alors que ce n’est qu’un passage
- Assujettir une information d’occupation à un nombre de personnes présentes dans l’espace
- Annuler les réservations récurrentes au bout de X occurrences non honorées
Tous ces éléments peuvent être contextualisés par heure de la journée et par regroupement d’espaces (poste de travail, phonebox, salle de réunion), tout en étant diagnostiqués afin d’éviter qu’un capteur n’émette des données douteuses. Si tel est le cas, ses actions seront temporairement désactivées évitant alors que de fausses informations soient engendrées sur les agendas. Ainsi, le volet statistique n’est pas en reste, l’ensemble des informations étant déversées dans le datalake global des données du bâtiment permettent d’en afficher les indicateurs via nos dashboards dans le but de comprendre le comportement des usagers vis-à-vis de la réservation et de l’occupation.
Les dispositifs d’affichage
Dès lors les données brutes des capteurs de présence et de comptage contextualisées et scénarisées, leur fonction première peut être présentée à leur audience cible : les collaborateurs. Nos équipes œuvrent quotidiennement dans la mise en place de dispositifs d’affichage couvrant l’ensemble des besoins des bâtiments tertiaires :
- Les informations d’occupation et de réservation diffusées sur tablettes 10’’, couplées à l’affichage dynamique
- Les plans 3D interactifs sur écran de grande taille (nous recommandons 32’’ ou 43’’) permettant de visualiser espace par espace les réservations, l’occupation et le taux d’utilisation, mais aussi des données telles que la météo, le trafic routier et les horaires de train
- Les luminaires connectés indiquant l’état de réservation et d’occupation via des codes couleurs spécifiques
- Les interfaces pour ordinateur ou smartphone reprenant, dans une ergonomie adaptée, les informations proposées sur les grands écrans
Les plans 3D – KD Map
Les plans 3D, solution développée par notre équipe graphique et de développement, proposent un rendu de haute qualité tout en consommant très peu de ressources sur les terminaux. Reprenant en détail vos aménagements et équipements, ces rendus d’architecte d’intérieur sont enrichis par diverses informations concernant les salles de réunion, les postes de travail mais aussi le taux d’occupation des étages. Il est possible de naviguer entre les étages, zoomer/dézoomer avec adaptation du niveau de détails, rechercher des espaces libres via des filtres tout en pouvant les réserver à la volée. Le contenu est diffusé via notre solution d’affichage dynamique, KD Signage, permettant de gérer la diffusion à distance et en mode veille.
Les luminaires connectés – KD Light
Les luminaires connectés est une innovation répondant aux besoins de signalétique grandissants pour les espaces non réservables, tout en étant une solution alternative à l’installation de tablettes pour des raisons de coûts, de consommation et surtout d’empreinte carbone. Portant la volonté de proposer un équipement répondant aux prérequis suivants : produit professionnel s’intégrant dans un réseau d’entreprise, alimenté en POE, pilotable à distance et personnalisable, nos équipes sont arrivées à la conclusion qu’aucun produit disposant de ces caractéristiques n’existait sur le marché. Partant de ce constat, nous avons développé KD Light, notre solution de luminaire connecté.
Ses caractéristiques sont les suivantes :
- Différents modèles dont un avec capot personnalisable dans sa forme et son contenu en impression 3D
- Partie électronique détachée de la partie lumineuse pour maximiser la surface éclairée
- Transport des données en MQTTS
- Pas de système d’exploitation, sécurité maximale
- Envoi de signaux vitaux par les luminaires permettant de les monitorer
- Paramétrage des couleurs à distance pour changer le comportement des LEDS
- Scénarios préréglés, couvrant l’ensemble des situations via un code couleur spécifique : vert correspondant à une disponibilité immédiate, orange pour une occupation dans les prochaines minutes, rouge pour une indisponibilité en temps réel
Les tablettes affichent l’état d’occupation de la salle (libre, réservée, occupée) en temps réel grâce à des éléments graphiques et distinctifs : une frise temporelle et un bandeau LED. Parallèlement, pour une réservation à la volée, la fonction tactile peut être activée. Il est également possible de diffuser des boucles d’affichage dynamique, lorsque l’écran est en mode veille, en s’appuyant sur notre solution d’affichage dynamique KD Signage.
Cette solution pour tablette est agnostique du fabricant (pur HTML/JS), nous recommandons néanmoins celle de Philips sous Android pour laquelle nous avons ajouté des fonctionnalités poussées comme la gestion des lenteurs/interruptions réseau et un mode nuit réduisant la consommation énergétique, le tout pilotable à distance.
Les interfaces pour laptop et smartphone
Toutes les fonctionnalités proposées dans la version pour écran tactile de la KDMap évoquées plus haut sont disponibles sous forme d’interface Web Responsive optimisée pour les ordinateurs et les smartphones, ainsi que par intégration via l’application servicielle du bâtiment.
Nos équipes ont engagé des travaux de fonds, depuis 2022, pour proposer des dashboards unifiés consolidant l’ensemble des données du bâtiment et de ses usages à travers la plateforme KD Convergence. Ainsi, nous avons la possibilité de traiter des données provenant de n’importe quelle source et de proposer des traitements de superposition ou de corrélation entre les données.
Concernant les données d’occupation, nous avons pour ambition de préconiser la meilleure plateforme du marché. Pour atteindre cet objectif, nous mettons à disposition d’une part un ensemble de dashboards standardisés et d’autre part la création sur-mesure, selon les souhaits de nos clients. La construction des rapports standards est le résultat d’années d’accompagnement des équipes Conseil et des centaines de rapports sur-mesure qui nous ont été demandés depuis 2017. C’est en croisant cela avec un benchmark international, que nous sommes arrivés à la plateforme statistique, sur l’occupation d’un bâtiment tertiaire, la plus avancée à ce jour. Notre équipe R&D est au cœur de l’élaboration des traitements et indicateurs, notamment nos Data Scientist entraînés à traiter les données de nos clients lors de missions de conseil sur-mesure.
Les dashboard ont été conçus pour afficher les données et les rendus graphiques qui permettent, d’un coup d’œil, de comprendre le phénomène à observer. Nous avons souhaité mettre la priorité sur le sens que les décideurs peuvent retirer des graphiques et tableaux pour accompagner leurs prises de décision, tout en étant pédagogiques et transparents sur les données et calculs réalisés.
Ces dashboards d’occupation peuvent également être implémentés avec des données provenant du bâtiment, comme les flux de véhicules dans les parking, les données de qualité de l’air. Ainsi, il est possible de croiser des données d’occupations d’espace avec une infinité de KPI’s afin de créer le Dashboard de vos rêves.
DÉCOUVREZ NOS RÉFÉRENCES & ACTUALITÉS EN GESTION ESPACES DE TRAVAIL
